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Outlook gemeinsam nutzen ohne Exchange Server

Mit Microsoft Outlook arbeiten viele Anwender, da es einerseits im Office Paket enthalten ist und andererseits in vielen Unternehmen als das Standard-Kommunikationswerkzeug eingesetzt wird. Zum effektiven Betrieb in einem Team oder einem Unternehmen wird für die Synchronisation der Exchange Server eingesetzt. Oftmals steht aber einem kleinen Team kein Exchange Server zur Verfügung und Alternativen sind gefragt. 

Google Apps bietet als Online-Anwendungspaket alle Produkte als Webanwendungen an. Angefangen von der Textverarbeitung, über die Tabellenkalkulation bis hin zu Präsentationssoftware, aber auch Mail, Kalender, Kontakte und das Wiki-ähnliche Google Sites stehen online bereit. Mit Hilfe von Google Gears lassen sich mittlerweile Mail, Textverwarbeitung und Kalender auch offline nutzen, also dann wenn keine Verbindung zum Internet besteht. 

Jetzt bietet Google Apps für Outlook-Anwender eine interessante Alternative an.

Nun ist es aber so, dass viele Anwender aus der Microsoft-Umgebung kommen und daher Microsoft Outlook als ihre Kommunikationszentrale gewohnt sind. Bei der Umstellung auf Google Apps kann jetzt mit Hilfe von Google Apps Sync für Microsoft Outlook weiterhin Outlook genutzt werden. Outlook Sync kann in Verbindung mit der Premier und der Education Version von Google Apps eingesetzt werden.

Der Anwender kann dabei wählen ob er die Online-Variante von Google Apps nutzt, falls er nicht an seinem gewohnten Arbeitsplatz mit Mail, Kontakten oder Terminen arbeiten muss oder ob er Outlook einsetzt. Die beiden Umgebungen werden von Outlook Sync fortwährend synchronisiert und Termine mit Kollegen können auch über Outlook ohne den Exchange Server vorgenommen werden.

Die Hauptvorteile stellen sich dabei wie folgt dar:
  • E-Mail, Kalender und Kontakte werden synchronisiert. Für E-Mail nutzt das Plugin dazu das GoogleMail offline Protokoll, das eine deutlich schnellere Sychronisation als IMAP oder andere Methoden bietet.
  • Egal ob Kollegen Outlook nutzen oder die Online-Version, durch den Abgleich der Frei/Belegt-Zeiten und der globalen Adress-Liste können gemeinsame Meetings mit Kollegen einfach geplant werden.
  • Ein zusätzliches einfaches Migrationswerkzeug, das Mitarbeiter das einfache Kopieren von bereits vorhandenen Daten mit wenigen Klicks ermöglicht, ergänzt die Integration.
Schauen Sie sich das Video an, das in drei Minuten einen Überblick über Outlook Sync bietet:

Google Apps Sync für Microsoft Outlook


Welche Voraussetzungen benötigen Sie?

Wenn Sie weiterhin Outlook im Team nutzen wollen, aber zusätzlich den Abgleich zwischen Kollegen haben möchten, können Sie wie folgt vorgehen:
  • Google Apps Premier Edition für Ihre Domain aufsetzen
  • Google Apps Sync für Microsoft Outlook auf allen Arbeitsplätzen mit Outlook installieren
  • Gemeinsam mit E-Mail, Kalender und Kontakten arbeiten
Wenn Sie bereits die Google Apps Premier Edition haben, können Sie die Kollegen mit Outlook über das  Google Apps Sync für Microsoft Outlook integrieren.

Die Google Apps Premier Edition können wir Ihnen auch kurzfristig einrichten, wenn Sie dafür technische Hilfe beim Einrichten der Domain benötigen.
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